Conduire et animer une réunion
Formation présentielle
Accessible
21 heures (3 jours)
750 €
OBJECTIFS DE LA FORMATION
- Préparer efficacement une réunion
- Piloter une réunion pour atteindre un objectif et garantir des résultats concrets
- Exploiter la richesse d’un groupe
- Gérer les comportements difficiles et les situations délicates en réunion
- Optimiser l’après-réunion avec un compte-rendu efficace et des outils de rétroplanning
PROGRAMME DE LA FORMATION
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Toute personne ayant en charge d’animer une réunion.
- En cas de nécessité de compensation pédagogique, merci de nous le préciser.
Prérequis
Aucun
CONTENU DE LA FORMATION
JOUR 1 : Préparer sa réunion, gage de réussite
- Utilité d’une réunion – les dérives de la réunionite
- Les différents types de réunion : flash, micro, stand up, méthode Scrum
- L’ordre du jour, les points à évoquer, les participants à évoquer
- Répartition des rôles : qui fait quoi ?
- Check-list
- Gérer les négociateurs de présence
- Définir un objectif concret à atteindre à la fin de la réunion : méthode Smart
- Choisir sa posture d’animateur
JOUR 1 : Animer une réunion percutante et efficiente
- Soigner l’introduction pour affirmer son leadership d’animateur
- Les techniques d’animation productives : exploiter la richesse du groupe
- Choisir pour chaque étape les techniques d’animation appropriées
- Mobiliser les participants en amont, utiliser des outils numériques simples, collaboratifs
- Mises en situation : analyse de l’existant, expérimentation de différentes techniques d’animation, mise en application avec préparation et simulation de réunions
JOUR 2 : Piloter la réunion pour atteindre l’objectif
- Structurer la réunion
- Tout se joue en 5 min : méthode SOPADEP
- La gestion du temps en réunion : le rôle du Time Keeper
- Conduire le groupe vers l’objectif, les rôles accélérateurs
- Obtenir l’engagement des participants à la fin de la réunion
- S’organiser pour prendre des notes et produire un compte rendu synthétique, rapide et clair
- Mises en situation : exercices de communication, préparation et simulation de réunions
JOUR 2 : Gérer les situations difficiles en réunion
- La gestion des bavards
- La régulation des processus : les 6 chapeaux de Bono
- Traiter avec souplesse les objections et les freins des participants
- Renforcer son aisance face aux comportements difficiles
- Repérer les bonnes pratiques à renforcer pour réussir ses réunions à distance (conférences téléphoniques et visioconférences).
- Mises en situation : training (traiter les objections), mises en application (préparation et simulation de réunions difficiles), mises en œuvre en situation de travail et analyse
JOUR 2 : L’après-réunion
- Rédiger un CR actif ; le CR Vidéo
- Insuffler une dynamique d’action
- L’enjeu : faire avancer les projets de manière concrète et gagner en efficacité
- Mettre en place un rétroplanning réaliste
- Susciter l’engagement dans la réalisation des actions, après la réunion
- Déléguer, motiver, réguler : la confiance n’exclut pas le contrôle, mais attention au surcontrôle !
JOUR 3 : Créer un support visuel impactant
- Le fond
- Se poser les bonnes questions : le processus de création
- Savoir extraire un message simple
- Créer une émotion grâce à une accroche qui engage
- Pour susciter de l’intérêt : racontez-leur une histoire ! Méthodes story telling, Pecha Kucha,…
- Des titres marquants, 1 slide = 1 idée, 1 image vaut 1 000 mots
- Lutter contre la déperdition de l’information : impliquer pour être écouté et compris
- La méthode AIR pour structurer son argumentation : Affirmation, Illustration, Réaffirmation
- Equilibrer le contenu : aller à l’essentiel, prévoir des issues de secours.
- La forme : le choix des couleurs, la simplicité, des visuels de qualité, une police séduisante
- Respecter une charte graphique cohérente
- Dire, montrer : illustrer ses propos avec des images captivantes et mémorisables
- Théâtraliser sa présentation : animation, transition
- Les outils : nouveautés Powerpoint 2019 (zoom, QR Code), Prezi et Canva, Kahoot et Klaxoon
- Autres outils de création existants : Explee (draw my life), Genially, Flat icon, WordArt.com, Crello
ÉQUIPE PÉDADOGIQUE
Organisme de formation spécialisé en Immobilier, Banque, Assurance, Efficacité professionnelle. Formations certifiantes de niveaux 4 et 5, statut initial ou en alternance. Accompagnement aux actions de bilans de compétences et de VAE.
SUIVI DE L'EXÉCUTION ET ÉVALUATION DES RÉSULTATS
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d’évaluation de la formation.
- Certificat de réalisation de l’action de formation.
RESSOURCES TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
MODALITÉS DE CERTIFICATION
Résultats attendus à l’issue de la formation
- L’acquisition et/ou l’amélioration des compétences sont évaluées lors des temps d’exercices pratiques durant toute la session. Cette formation n’est pas certifiante.
Modalité d’obtention
- Délivrance d’une attestation de fin de formation.
CAPACITÉ D'ACCUEIL
Entre 0 et 10 apprenants
DÉLAI D'ACCÈS
ACCESSIBILITÉ
Les personnes en situation de handicap souhaitant suivre cette action sont invitées à nous contacter directement afin que nous puissions prendre les dispositions nécessaires à l’accueil qui leur est dû. Virginie BOUÉ